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客户案例

第二十五届奥运会会标>『网址:mxsty.cc』m1x1s1t1y1-20221006

时间:2022-10-06 10:24 分享到:



成立于1952年的长江水利委员会水文局长江下游水文水资源勘测局(以下简称“水文下游局”),是全国首批获得甲级测绘资质证书的单位。


过去,水文下游局员工报销周期普遍在3至4天,特殊情况甚至需要7天。现在,员工报销周期已大幅缩短为1至2天。


过去,财务审核人员规模为2至3人。现在,审核人员规模已缩减至1人。


过去,每年财务报销单据印刷费用、报账人员的通讯邮寄及路途费用、原有报销软件的升级维护费用加起来共计约5万元/年。现在,财务报销流程相关费用缩减至3万元/年,节省了40%成本。


过去,财务凭证制单时间平均需要4小时/天。现在,使用自动生成会计凭证功能后,制单时间只需要1小时/天,效率提升了75%。


为何会有如此大的改变,这要得益于水文下游局与合思·易快报开展的深度合作。 


张佳

水文下游局财务负责人

高级经济师


虽然在长江下游地区的水资源综合管理与防洪减灾方面,水文下游局做出了突出贡献,但是在财务信息化建设中,却有着很多“痛点”。不仅财务报销依赖线下人工方式,而且记账与核算使用的统一核算系统,功能也不够全面,此外还包括六大“痛点”:


?  作为事业单位,在执行《政府会计制度》过程中,财务记账难度与强度增加许多。


?  财务报销、会计记账、报表生成、数据分析、电子档案保管及凭证查询无法实现信息一体化。


?  无法实现财务全口径网上系统核算,所属单位、工会、党费财务核算是相互分离的,很难实现全面统一核算。


?  无法对下属异地单位财务状况实时监管。包括异地单位的报销查询、审核、原始发票与流程监管,以及各类财务数据监控,很难实现实时查看,实时监管。


?  职工日常反映的报销问题很难解决。由于是人工报销,职工报销周期普遍较长,大部分3至4天,异地报销周期更长,最多时可达7天。此外,还存在人员出差流程审批慢、报销进度无法查询、报销流程繁多,职工不清楚审核流程等问题。


?  重要财务信息难以高效传达。此前,采用的大多是部门宣贯,或是纸质传达,重要的财务公告、制度、报销要求、借款核对等很难落实到每一名基层员工,信息传递有着严重递减效应。


在张佳看来,此时水文下游局各项财务管理难点、痛点已到了无法解决,处在各种矛盾随时可能激化的阶段。财务人员意识到了问题,并思想高度统一,迫切希望运用新技术提高财务信息管理能力。更重要的一点是,单位领导对此高度重视,愿意投入资金改变现状。


于是,水文下游局从上至下决心全面解决财务管理的难点与痛点,力求实现从基础的“会计核算信息化阶段”向“财务管理信息化阶段”、“决策支持信息化阶段”全面转变。


3

     “先进的技术与真诚的服务”是开始合作的前提


决心转型后,水文下游局面临两大选择,一是传统的财务软件功能升级,二是选择新兴SaaS为代表信息化费控解决方案。


在深入讨论后,水文下游局选择了后者,张佳认为:改变要敢为行业先,在行业内要敢于先行先试;改变要坚信不破不立,不去改变固有的传统,永远无法得到创新与收获;改变要么不去做,要做只选择与最优秀的企业合作。


有了明确的目标,在后续调研产品中水文下游局发现,合思·易快报的产品能够提供预算费控、差旅订购、发票管理等一站式解决方案,并能帮助企业实现降本增效,为决策管理提供信息支持的能力,非常符合水文下游局的需求。


最终选择合思·易快报的原因,张佳总结为一句话“最领先的技术和理念,最真诚的服务和融合”。


4

     过程的不易,双方团队深有感触


虽然项目已经顺利落地,但回首看,整个过程并非一帆风顺。


张佳表示,项目建设需要信息系统供应商与企业管理实际深入融合。很多信息化供应商虽然专业能力很强,但每家企业财务管理的内外环境、管理要求和侧重点不同,导致技术实施人员无法全面了解对方企业财务管理细节,这点与合思·易快报刚开始合作时也遇到了。


尤其是水文下游局作为正处级事业单位,会计管理制度与企业有所区别,需要报销明细科目设置具备行业和部门的具体特点。同时,财务审核流程设置也要结合水文下游局的实际情况。


此外,作为“增值税电子发票电子化报销、入账、归档”的试点单位,在试点伊始,水文下游局就选择了合思旗下的“易会档”电子会计档案管理平台开展项目试点。


但此时“易会档”还处在开发阶段,并且入账归档试点在各地区要求也各有不同,需要“易会档”同步开发与试点需求进行充分匹配。在验收时间紧,任务新、要求高的情况下,对发票类型、发票“四性检测”(真实性、完整性、可用性、安全性)都提出了特殊要求。这些情况都对项目合作造成了很大困难。


作为项目实施方,合思·易快报水文下游局交付组负责人陈功也深有感触。


他表示,水文下游局作为事业单位,预算属于财政拨款。交付组根据水文下游局预算特点,单独设计了囊括预算来源、经济分类、项目档案等字段在内的预算包,并且预算按照年度累计占用。实现了从预算事前申请,到事后报销的全面预算管理。预算包还增加了分层级分配预算的管理权限,方便分管领导实时查阅预算使用进度。


同样由于事业单位的特性,水文下游局需要同时生成财务会计凭证和预算会计凭证,交付组通过合思·易快报开发的“EAIpro”功能,帮助下游水文局建立了自动生成内部往来协同凭证功能。


此外,水文下游局差旅标准分为淡季与旺季,交付组通过合思·易快报"累计费用控制标准"帮助下游水文局实现了淡旺季差标差异化管理。


最后,水文下游局与下属单位、分局、工会、党费,五者在财务管理模式、审批流程、报表统计上存在诸多不同,交付组在实施过程中根据各自特点,单独开发了单据模块,满足了多种需求。


伴随着项目的正式交付,张佳认为,双方团队通过数次深入沟通,对业务流程及管理要求进行反复沟通确认。双方团队各自发挥长处,交流心得聆听对方意见后,最终拿出了一套最优解决方案。


在整个过程中,合思·易快报团队始终保持了高度负责的工作态度,以求同存异的工作方式,最终实现了精益求精的工作目标。


5

     效率多维度提升,实现了业财档数字化转型


伴随合思·易快报费控报销平台投入应用,水文下游局从人工记账核算报销为主的传统财务模式,一下跨越至以智慧化分析应用为主的现代财务模式。


目前,水文下游局员工报销周期已压缩为1至2天,相较于此前3-7天,员工报销周期大幅缩短;各类型财务报销流程相关费用缩减至3万元/年,相较于此前5万元/年,节省了40%费用支出;财务审核人员规模缩减为1人,相较于此前2至3人,人员成本大幅降低;使用自动生成凭证功能后,财务凭证制单时间缩短为1小时/天,相较于之前4小时/天,节省了财务人员75%时间


不止是费控报销层面,应用“易会档”后,水文下游局顺利通过了电子档案试点验收工作。


在应用“易会档”后,实现了所有相关会计电子档案的全流程自动化生成,大大减少了日常财务报销归档的环节,提高了工作效率。融合了最新的人工智能、云计算和OCR图像识别技术,使得档案管理更加安全高效,杜绝档案数据误差,有效控制业财档管理风险。最后,业务数据直接转化为财务、档案数据,通过业务、财务、档案一体化流程打通,最终实现单位整体的业财档数字化转型。


6

     眼前的成本投入 换来长久效益增长


从手工记账、纯线下报销,到现在的智能化费控报销体系;从基础的纸质档案保存,到现在的电子化一体式档案保存,水文下游局财务数字化转型已走过3年时间,并形成了一套独特的数字化建设方法论。


张佳表示,全面电子发票战略的持续推广,与电子档案工程的深入建设,为广大企业数字化转型指明了道路。此时,我们必须要敢于应用最前沿的财务信息技术,大胆选择先进的技术平台合作,实现财务管理向信息化、智慧化、科学化方向发展。在这个过程中,关注成本效益、技术革新能力、管理水平层次无疑是选择解决方案的关键因素。


财务数字化转型,必须要贴合单位的业务实际与管理实际,去更好地打通业务与财务间的通道,实现业财融合。在这个过程中,对财务人员提出了新的要求,不仅要具备过硬的财务专业能力,更要了解业务具备创新能力,掌握必要的信息化技术,向着财务BP发展。


通过与业务人员建立良好的配合与沟通,利用专业的财务知识与技能,帮助业务风险控制及战略筹划,最终达到提高效率及提升经营业绩的目标,让财务成为业务伙伴的“军师”。


张佳认为,财务管理是企事业单位管理的核心,是保障企事业单位基业长青的基础,通过财务数字化转型必然能帮助企事业单位提升核心竞争力。财务数字化的创新建设需要企事业单位“自上而下”进行强有力推动,虽然创新会增加眼前的工作与成本投入,但换来的必然是长久的效益增长。


财务是任何一家企事业单位赖以生存的命脉,财务系统的广泛连接使其成为了企事业单位数字化发展战略的根本。但是,在合思·易快报创始人兼CEO马春荃看来,费控报销长期作为事后管理事项,是由于非数字化时代企事业单位员工消费过程是不连通的,消费行为和环节无法在事前和事中得到管控。


因此,合思·易快报为业界带来了无需报销解决方案。在无需报销解决方案下,费用管控将由“事后”管理,向“事前、事中”方向发展,满足管理合规情况下,助推企事业单位财务数字化建设全面升级。无需报销也将如同费控领域的无人驾驶一样,成为未来发展的必然趋势。


正如合思·易快报所坚信的“每一个认真做事的人都值得尊敬,每一个认真做事的团队都前景光明”。而在水文局下游局及张佳看来,合作的过程更应该是:“每一个通力合作的朋友都值得尊敬,每一个同向而行的伙伴都前景光明。”

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